Sinaptive. We connect.

Trend lett a hibrid munkavégzési modell, de a dolgozók fele még mindig alapvető technikai gondokkal küzd

Share on facebook
Share on linkedin
Share on email

Egyértelmű tendencia, hogy az irodák egy jelentős része hibriddé válik. A járványhelyzet nyitánya volt a helyfüggetlen munkavégzési forma globális főpróbája. Ez világosan megmutatta, hogy a hibrid munkarend szerint dolgozók nagy része függ a technológiától, 50%-uk pedig rengeteg időt veszít technikai problémák miatt. Ez nagyon fontos statisztika, hiszen komoly veszteségekkel néz szembe az a cégvezető, aki nem teremti meg a digitális csapatmunka alapvető feltételeit. És az sem mindegy, hogy mindezt hogyan teszi. Cikkünkben a hibrid munkavégzés alapvető kihívásait, és az arra adandó válaszokat világítottuk meg szakmai szemmel nézve.

Miért ekkora kihívás megszervezni a távmunkát?

A hibrid munkavégzési modellben mindig lesznek olyanok, akik éppen távolról dolgoznak, függetlenül attól, hogy a cégek hogyan koordinálják az – azonos időben – éppen irodában lévő beosztottak napjait. A két dimenzió, vagyis az otthonról és a távmunkában dolgozók összehangolása nemcsak egy csapaton vagy cégvezetőn múlik, hanem azon is, hogy milyen körülmények között kell teljesíteniük. A távoli kollégák sokszor frusztráltnak érezhetik magukat, és nem tudnak egyenlő mértékben részt venni a csapatmunkában, ezért kevésbé lesznek elkötelezettek. Ez különösen igaz a kreatív és innovatív munkákra, ahol elengedhetetlen a közös ötletelés és a mindenki számára átlátható problémamegoldás.

A technikai problémák nem tűntek el, csak az irodából az otthonunkba költöztek

Noha a technológiához való mindennapi hozzáférés és az otthonról történő munkavégzés alapvető fontosságú a munkavállalók boldogsága és hatékonysága szempontjából, sokan nem kapják meg a cégvezetéstől a kellő technikai támogatást. Az egyik legáltalánosabb kritérium az internetsebesség, amely kihat az e-mail-ezéstől kezdve a letöltésen át a fájlok megosztásáig és az online megbeszélésekig. A megfelelő eszközök garantálása és a kiberbiztonság megteremtése is a hibrid irodák alapjait képezik. Ugyancsak általános igény, hogy az adott cég megbízható felhőszolgáltatóval rendelkezzen, és hogy a fejlesztések összességében a saját szintjéhez mérten történjenek.

Ami a céges IT-részlegnek még megfelelő, a felhasználónak sokszor nem elég jó

Sohasem volt annyira fontos a digitális munkaélmény, mint most. Nehézkessé tehet egy megbeszélést, ha a kép- és hangminőség változó, vagy éppen az ’olcsóbb’ eszközök furcsa esztétikus élményt nyújtanak. Előfordul az is, hogy a széleslátószögű kamerák miatt a résztvevők nehezen felismerhetők a túloldalról.

Kiváncsi, milyen megoldásokkal orvosolható ez a probléma? Tekintse meg kézzelfogható példáinkat!

 

A házon belüli megoldások ördögi köre – Avagy így kerülhető el a ’kábelspagetti’ effektus

Gyakori, hogy az IT-csapat igyekszik saját maga megoldani a hibákat és pótolni a technikai hiányosságokat. Erre példa, amikor beruháznak néhány olcsóbb vagy éppen drágább webkamerára, amelyet lógó kábelekkel helyeznek el a tárgyalóba. A probléma ott kezdődik, amikor rádöbbennek arra, hogy nem megfelelő a hangminőség. Ezután vásárolnak valamilyen USB vagy Bluetooth kihangosító eszközt, amelyet szintén nem szakszerűen szerelnek fel. Ezen felül gyakori, hogy az asztalon van még egy projektor is, amelyhez egy összecsomósodott kábel tartozik. A terek porcicáit általában tovább gyarapítják a 230V-as elosztók és az ehhez csatlakozó notebook töltők, valamint egyéb átalakítók.

Bosszantó, amikor egy meetingen gyakori technikai akadályokba ütközünk
Okszerű megoldásokkal válik igazán eredményessé egy videókonferencia

A legtöbben csak akkor fordulnak profi csapathoz, ha már nagy a gond

Sok esetben nem az esztétikai élmény fokozása miatt kérnek külső segítséget, hanem azért, mert általában eljön az a pont, amikor már a munka rovására megy a sok technikai probléma. Ahogy szinte az összes organikus rendszerre jellemző, itt is hatványozottan igaz: ezeket a struktúrákat egy szint után már képtelenség átlátni és használni. A legtöbben úgy fordulnak hozzánk, hogy – noha véleményük szerint egy kiváló rendszert alkottak -, a cég saját hibájából keletkezett károk javításához keresnek egy könnyen kezelhető és adaptálható struktúrát.

Akkor működik jól egy rendszer, ha egy kézben van tartva

Partnereinknek meg kell érteniük, hogy egy szisztéma akkor működik jól, ha központilag irányítható. Ezáltal könnyebb az üzemeltetés és az esetleges hibák már azt megelőzően orvosolhatók, mielőtt a felhasználó egy kezelhetetlen akadályba ütközne. A megelőzés fontosságát tehát nem lehet elégszer hangsúlyozni, és sokkal egyszerűbb lenne a cégek számára, ha még azelőtt jutnának el hozzánk, hogy teljes rendszereket kelljen a nulláról újra építeni.

Projektor helyett kijelző – Tipikus hibák, amiket precíz tervezéssel elkerülhetünk

Gyakori eset, hogy úgy keresnek meg minket, hogy már megvették a projektorokat. Ekkor már hiába tanácsoljuk nekik azt, hogy inkább kijelzővel lenne érdemes dolgozniuk, hiszen az erre szánt forrást már (sokszor) feleslegesen elköltötték.

Ugyancsak tipikus helyzet, hogy már rengeteg olyan kamerát és kihangosító eszközt vásároltak, amelyek nem alkalmasak az adott tárgyalók kiszolgálására, és hiába kérik, hogy használjuk fel a meglévő eszközöket, ha azokkal mi nem lehet már mit kezdeni.

Abból adódóan, hogy az adott IT-csapat rengeteg energiát fektetett (feleslegesen) például egy boardroom felszerelésére, sokkal nehezebben meggyőzhető arról, hogy milyen hibákat követettek el az illetékesek eközben. Az egyik legnehezebb feladatunk megértetni velük, hogy mi segítőszándékkal – maximális együttműködésben –, az ő szövetségeseként szeretnénk megoldani a keletkezett hibákat, és létrehozni egy jól működő rendszert.

Az IT-csapat sem érthet minden technikai feladathoz

Az is akadály, hogy az IT általában figyelmen kívül hagyja az esztétikai kérdéseket (ennek csak egy kis része a kábelmenedzsment), és nem is kíván ezzel foglalkozni. Sokszor az elrendezést sem tartja fontosnak: például, hogy a kijelzőket milyen magasra érdemes rakni, hogy létrejöjjön a felhasználók között a szemkontaktus, és hogy a berendezés megfeleljen az alap ergonómiai elvárásoknak. Egy jól működő hibrid iroda kialakítása összetett feladatokból áll, ezért nem is várható el egy cég IT-részlegétől, hogy mindezt maga csinálja meg.

Egy jó videókonferencia lelke, hogy minden a helyén legyen

Videókonferencia: az innováció határa a csillagos ég

Egyértelmű tendencia, hogy a belső és külső megbeszélések továbbra is nagymértékben támaszkodni fognak a videókonferenciákra, melyekhez megfelelően felszerelt konferenciatermek szükségesek. Vállalatonként és ágazatonként is eltérhet, hogy melyik cégnek milyen jellegű és méretű teremre van szüksége. Ám az általános audiovizuális elvárások között van a jó hangminőség és a megfelelő kamera beállítás.

8 pont, ami a hibrid irodából mindenkinek kell

  • Költséghatékony megoldás, amely kompatibilis a meglévő rendszerekkel
  • Egyszerű használhatóság, pl. egy gombos csatlakozás a konferenciába
  • Tartalommegosztás támogatása saját eszközökről
  • Lehetőleg vezeték nélküli kialakítás, minél kevesebb kábel használattal
  • Elfogadott BYOD alapú megoldás, tehát a videokonferencia szoftver a felhasználó saját laptopján fut, amelyet megbeszéléskor csatlakoztat a tárgyalóban található megjelenítőhöz, kamerához, mikrofonokhoz és hangszóróhoz.
  • Egyszerű, letisztult, esztétikus megjelenés, kerülve a „Frankenstein” jellegű, összeeszkábált megoldásokat
  • Minél egységesebb felhasználói élmény minden tárgyalóban
  • Lehetőleg homogén rendszer

Ez érdekel!
Időpontot kérek!

A személyre szabott hibrid rendszerek igenis léteznek!

Általánosságban már nem az a kérdés a cégvezetők körében, hogy meg van-e az igény egy központilag irányítható audiovizuális rendszerre, hanem hogy tudatában vannak-e a házon belül kialakított struktúrák korlátaival és hátulütőivel. Minél több ilyen akadályba ütköznek, annál nagyobb a valószínűséggel fordulnak hozzánk. Sokszor elég egy beszélgetés, hogy megértsék, miért vagyunk jók abban, hogy vállalkozásuk még eredményesebb legyen. Van kompromisszummentes megoldás az audiovizuális élmény fokozására, valamint olyan rendszerre kiépítésére, ami ugyanannyiba – vagy kevesebbe kerül –, mint a PC-s megoldások.

Keressen minket bizalommal!