Sinaptive. We connect.

Irodatervezés a személyiségek alapján – avagy a Flipchart tábla helyett inkább a digitális munkaélményre figyelj!

Share on facebook
Share on linkedin
Share on email

A jövő vállalkozásainak sikere a munkatársak digitális igényeinek feltérképezésén is múlhat

A legtöbb vállalat számára a hibrid munkavégzés még egy rendkívül új tapasztalat, amihez a vezetőknek és beosztottaknak nagyon rövid időn belül kellett alkalmazkodniuk.  Azonban, aki úgy gondolja, hogy a pandémia után a munka egy bizonyos ponton majd visszatér a régi kerékvágásba, sajnos csalódni fog. Mutatjuk, miért!

Tudomásul kell venni, hogy a munkavégzés már soha nem fog visszaállni a 2020 előtti állapotba, és a jövőben az a vállalkozás lesz sikeres, aki ebben nem a kényszert, hanem a lehetőséget látja. Azonban még mielőtt a vállalatok hozzálátnak modern irodájuk megtervezéséhez, nem árt kijelölniük a munkaszervezés főbb iránymutatóit. Eddigi tapasztalatainkból kiindulva mi a Sinaptive-nál úgy látjuk, a munkavégzés során még sosem volt annyira lényeges a videó- és hangeszközök használata, mint jelenleg, ezért fontosnak tartjuk, hogy a hangsúly az adaptálás után az optimalizálásra terelődjön.

A hirtelen bekövetkezett változásokhoz a cégeknek a legtöbb esetben olyan gyorsan kellett alkalmazkodniuk, hogy nem csoda, ha figyelmük sokszor rossz irányban összpontosult a munkafolyamatok újraszervezése közben. Ez lehet az egyik oka annak, hogy a vállalatok sok esetben nem számolnak azzal, mekkora hátrányt jelent, ha az alkalmazottak nem az igényeiknek megfelelő eszközökkel dolgoznak. A probléma megoldásának kulcsa a munkavállalók munkastílusához és a munkavégzés helyéhez leginkább illeszkedő megoldások megtalálásában rejlik, ebben pedig a cégek számára óriási segítséget nyújthat a tipikus munkavállalói kategóriák, azaz a perszónák definiálása a szervezeten belül.

Alkalmazkodni kellett a felborult munkarendhez

A 2020-ban beköszöntő fordulat egyik napról a másikra változtatta meg a munkavégzés helyszínét és stílusát, ezzel együtt pedig elkerülhetetlen volt, a feladatvégzéshez szükséges eszközökkel szemben támasztott igények átalakulása. Bár a digitális kollaborációs eszközök és megoldások népszerűsége már a járvány előtt is növekedést mutatott, ennek mértéke azonban nem összemérhető azzal az óriási fellendüléssel, amit az új helyzet szült. A videókonferenciák és hanghívások a kommunikáció elsőszámú eszközévé váltak a mindennapi munka során. A megfelelő digitális munkaélmény megteremtése tehát elkerülhetetlenné vált mindenki számára, függetlenül attól, miként dolgozott korábban.

Irodai munkakörülmények kialakítása az otthonokban – nagy kihívás a vállalatok számára

A járvány első hullámának idején a vállalatok még nem tudhatták, hogy hosszútávon kell-e tervezniük, vagy csak egy olyan átmeneti időszakról van szó, amit valahogyan át kell vészelni. Mára viszont mindenki számára egyértelmű lett, hogy a bekövetkezett változások a mindennapjaink szerves részévé válnak. A hibrid irodák kialakításának során érdemes tehát több időt és kiemelt figyelmet szánni a tudatos és átgondolt tervezésre, ebben pedig kulcsfontosságú szempontként kell kezelni az alkalmazottak személyes adottságait is.

A 2020 előtti időszak már sosem fog visszatérni: mindenhol előtérbe kerülhet a helytől független munkavégzés

Míg 2019-ben a munkavállalók mindössze 34%-a dolgozott otthonról, 2020 végére ez a szám 87%-ra nőtt és csak 12%-uk tért vissza a korábbi munkarendjébe a korlátozások feloldása után. Ez azt jelenti, hogy a home office lehetősége a munkavállalók részéről elvárt norma lett, amit a cégeknek mindenképpen biztosítaniuk kell, ha meg akarják tartani legértékesebb alkalmazottaikat. Ez viszont egy sor olyan kérdést vet fel, amit nem biztos, hogy minden vállalat egyformán válaszol majd meg. Ilyen kérdések például, hogy adott cég kire bízza az eszközök beszerzését, vagy hogy ki finanszírozza azokat a készülékeket, amiket a munkavállaló saját otthonában használ.

Egyet azonban semmiképpen nem szabad elfelejteni, ha azt szeretnénk, hogy az otthoni munkaélmény minősége az irodaival megegyező legyen, figyelembe kell venni a munkatársak egyéni kompetenciáit, eszközeik minőségét és otthonuk munkavégzés szempontjából lényeges adottságait. Egy egyszerű példával élve, a zajszűrővel ellátott fejhallgatók sokkal fontosabbak lehetnek az olyan munkavállalók számára, akiknél mindennapos a gyerekzsivaj és nyüzsgés a háttérben, mint azoknak, akik egy csendes irodában töltik munkaidejüket.

A rohamosan fejlődő technológia is megnehezítheti a beszerzést

A vállalatok beruházásai a kollaborációs eszközök terén jelentősen megnövekedett 2021-ben. A videóhívások elterjedésével a vezetőknek ma már sokkal több tényezőt kell végig gondolniuk, mint például a megvilágítás, hátterek vagy nagyfelbontású videókamerák. Emellett ott vannak még a végfelhasználók eszközei: headsetek, fejhallgatók, mobiltelefonok, monitorok, laptopok, webkamerák vagy mikrofonok. A beszerzést megnehezíti, hogy az eszközök technológiája és a különböző alkalmazások köre is napról napra bővül, így nehéz megállapítani, hosszútávon melyik eszközbe érdemes befektetni. Ráadásul az se jelent feltétlen garanciát, hogy egy készülék drágább, hisz attól még nem lehetünk biztosak abban, hogy a felhasználó részére a munkavégzés szempontjából minden téren a legmegfelelőbb megoldást nyújtja.

Mu a munkahelyen

Léte olyan tipikus munkavállalói kategóriák, amelyek segítségével az alkalmazottak viselkedését és munkastílusát alapul véve kideríthető, hogy milyen eszközökkel és technológiákkal támogathatjuk őket mindennapi munkájuk során.

Az alábbi csoportok megállapításához olyan tényezőket vizsgáltak, mint a munkavégzés helyszíne, a kommunikáció intenzitása, mobilitás vagy a technológiai jártasság. Eredményül pedig létrejött az a 6 munkastílus, amelyekbe a vállalkozások tipikus munkavállalóinak 92%-a magabiztosan besorolható.

MINDIG ONLINE VEZETŐ

A kapcsolódott vezetők technológiában jártas üzleti vezetők, ők töltik a legtöbb időt videóhívásokkal. Mivel igen sokféleképpen és sok helyszínen dolgoznak, zavarja őket, ha elterelik a figyelmüket, ha meg kell szakítaniuk tevékenységüket, illetve a kiszámíthatatlan háttérzaj. Egy tipikus vállalkozásban az alkalmazottak 12%-a tartozik ebbe a kategóriába

ÚTON LÉVŐ MUNKATÁRS

Az úton lévő kollégák állandóan mozgásban vannak. Folyamatosan változó környezetük miatt zavarja őket a hívások során fellépő zaj és a megbízhatatlan internetkapcsolatok. Nem szeretnek sok mindent magukkal cipelni, ezért olyan megoldásokat keresnek, amelyek jól hordozhatók és könnyen használhatók. Egy tipikus vállalkozásban a munkavállalók 5%-a tartozik ebbe a kategóriába.

RUGALMAS MUNKATÁRS

A rugalmas munkatárs megosztja az idejét a vállalati iroda, az otthoni iroda és az utazás között. Mivel gyakran dolgoznak távolról és menet közben, zavarja őket a kollégákkal való együttműködés nehézsége, és az, ha lemaradnak fontos információkról, amikor nincsenek az irodában. A rugalmas munkatársnak „állandóan bekapcsolva” kell lennie, és több eszközön kell tudnia kommunikálni. Egy tipikus vállalkozásban az alkalmazottak 20%-a tartozik ebbe a kategóriába.

Empátia és alapos elemzés a hosszútávú siker titka

A csoportok feltérképezése és a nekik megfelelő eszközök megtalálása mellett az is nagyon fontos, hogy a munkáltató és munkavállaló közösen válassza ki azt a helyet, amely feladatvégzés szempontjából mindkét fél számára ideális, hisz az alkalmazottak termelékenységére rendkívül destruktív hatással van, ha olyan helyen kell dolgozniuk, ahol nem tudnak. Ebben a kérdésben a munkáltatóknak most minden eddiginél rugalmasabbnak kell lenniük, hisz lesznek olyanok, akik egyszerűen hallani sem akarnak arról, hogy visszatérjenek az irodába, mások viszont azt nem fogják hosszútávon preferálni, hogy a munkahelyük beszivárogjon az otthonukba is.

A felhasználói csoportok kialakítása nehezebb, mint amilyennek elsőre tűnik. Nem tudunk minden egyes alkalmazottra létrehozni egy külön kategóriát, de mégsem vehetünk mindenkit egy kalap alá. Általában ez a hat munkastílus tökéletes kiindulást jelent, hiszen több tényezőt is figyelembe vesz, beleértve a munkaköröket, a munka helyszínét, a környezetet és a munkastílust.

A megalapozott dolgozói csoportok kialakítása tehát összetett dolog. Meg kell érteni hozzá a vállalaton belüli különböző típusú pozíciókat, a munkahely és a környezet sajátosságait, az alkalmazottak preferenciáit, a munkájuk elvégzéséhez szükséges technológiákat és az alkalmazottak véleményét. Ennek tükrében sok cég számára az alkalmazottak egyéni vizsgálata egy olyan bonyolult és hosszadalmas procedúrának tűnhet, ami csak még inkább leterheli a rendszerét. Mi a Sinaptive-nál az irodai kommunikációs eszközök szakértőiként mégis úgy gondoljuk, érdemes időt szánni az információk összegyűjtésére és kiértékelésére, hisz csak a biztosan megalapozott üzleti döntésekkel érhető el hosszútávú siker. Kapcsolatfelvételi űrlap